A költségkövetés rendszerei: Te mivel követed a pénzügyeidet?

Ebben a bejegyzésben az egyes költségvetéstervező és költségkövetésre használt rendszereket szeretném sorba venni. Bemutatom az egyes módszerek előnyeit és hátrányait, majd bemutatom a saját fejlesztésű rendszerem is. A téma nem egyszerű, de igyekszem rövidre fogni. Ha nem olvastad el, hogy milyen egy jó költségkövetés, akkor kattints ide.

Ne feledd like-olni a facebook oldalam, hogy ne maradj le egy bejegyzésről sem.

Ez a bejegyzés az előző heti folytatása, mely arról szólt, hogy milyen szempontok szerint alakítsd ki megfelelő költségvetésedet. Amennyiben azt még nem olvastad, mindenképpen ajánlom.

Költségkövetés kockásfüzetben és borítékokkal

Én már egy olyan világba születtem, ahol az informatika rohamos fejlődésnek indult. Az én világomban a papír alapú megoldások hátrányban vannak, de teljesen jól tudnak működni. Sajnos sok a hibalehetőség, hiszen kézzel kell összeadni minden egyes számot, valamint a „biztonsági mentés” is nehezen értelmezhető fogalom. Viszont sokszor érthetőbbé teszi, ha papíron látjuk a számokat.

Hasonló régebbi trükk a borítékolás. Az egyes kiadásokra szánt fedezetet hónap elején borítékokba tesszük, és abból költjük. Ez nagyon hatékony tud lenni, mert egyértelműen látszik, hogy mennyi pénz van még egy-egy kategóriában, illetve ha elfogy valahonnan, csak akkor tudunk további összeget bevonni, ha másik kategóriából kiveszünk. Nagy hátránya viszont, hogy nem tudsz 5-10 boríték pénzzel közlekedni, illetve nem ideális több tíz- vagy százezer forintot készpénzben tartani.

Ennek a módszernek a fő hasznát két helyen látom: a luxus kiadásoknál, ahol megteheted, hogy nem költesz többet, miután elfogyott és a napi szinten megjelenő kiadásoknál (például élelmiszer), ahol a keret gyors fogyása esetén gyorsan be tudsz avatkozni.

költségkövetés

Mobilos/internetes applikációk

Érthető módon ez az egyik legelterjedtebb megoldás. A költéseket a mobilodba azonnal fel tudod vinni, sőt néhány alkalmazás már a bankodra (vagy a banki sms-ekre) kapcsolódva akár kategóriába is rendezi neked a kiadást. A több eszközzel való összekapcsolás szintén hasznos, de általában csak fizetős verziókban elérhető funkció. Mára már az ilyen alkalmazások egy része asztali verzióval is kompatibilis, összehangolható.

Hátránya az összes ilyen alkalmazásnak, amivel én dolgoztam, hogy nem nagyon lehet személyre szabni és általában csupán egy dimenzió mentén tud értékelni (pl.: kategória, de azok közül is csak előre megadottakkal tud számolni). A jobbaknál megjelenik a számlák használata, de másodlagos (esetleg harmadlagos) kategóriát még nem soknál láttam. Szintén komoly probléma a kimutatások hiánya. A legnagyobb (szakmai) hiba viszont kivétel nélkül mindegyikben, hogy kizárólag a kiadásokra és a bevételekre koncentrálnak (készpénzforgalom alapú megközelítés).

A személyes pénzügyek nem csak arról szólnak, hogy egy hónapban kevesebb legyen a kiadásod, mint a bevételed: a nettó vagyonod változása sokkal fontosabb, ha ezt ismered, kevesebb meglepetés ér!

Számomra (kifejezetten mobilon) pont a lényege veszik el a költségkövetésnek: a tanulságot csak vért izzadva, rengeteg görgetéssel, az adatokat egyesével kinyerve tudod levonni, ez pedig egy excelben csak egy szimpla szűrés lenne. 

Mára egyre több ilyen eszközben megjelenik az adatok exportálása, illetve valamilyen szinten a költségvetés megtervezése is elérhető, de ezek a funkciók (részben a mobilos eszközök hiányosságai miatt) igen korlátosak.

További hátrány lehet, hogy egy-egy fejlesztőtől függsz, így a kompatibilitás későbbi verziókkal és operációs rendszerekkel kérdéses.

RoyalCashflow

Időközben felvette a kapcsolatot velem Imi, a RoyalCashflow fejlesztője. Azon túl, hogy nagyon jó arc, rengeteg hasznos funciót rakott bele az alkalmazásba (többek között a vagyon követését is, amit nagyon kevés helyen láttam még). Ráadásul játékosítással, különféle küldetésekkel teszi élvezetesebbé az utat. Kipróbáltam, aki internetes vagy mobilos platformot szeretne használni, annak jó szívven merem ajánlani.

Habár nem szerettem ki az excelből, és természetesen a fent leírt hátrányok továbbra is megvannak, nagyon használható programot ismertem meg. Ráadásul minden funkcióhoz van youtube videó és leírás is! Létrehozhatsz kategóriákat, vagyontárgyakat, személyeket, fel lehet vinni csoportosan kiadásokat, csak hogy párat említsek az ezernyi funkcióból. A fizetős funkcióban elérhető az excel export  (PDF export ingyen is), valamint a borítékolás (lásd a módszert fent) is. Imi felajánlotta, hogy aki engem (KonyhaKontrolling felhasználót) “RoyalCashflow mentornak” fogad (regisztráció után kell megadni vagy a linkre kattintva regisztrál), az 10% kedvezményt kap a feliratkozásának árából, valamint jó pár plusz pontot is. A tisztesség kedvéért leírom, én is jutalékban részesülök, ha Pro verzióra váltotok – nem ebből gazdagszom meg :). Természetesen ingyenesen is teljesen jó a program. A mobilos verziót nem próbáltam, de nyilván az teszi teljessé az élményt.

Saját fejlesztésű excelek

Sokakat ismerek, akik fejlesztettek egy saját excelt (vagy google táblázatot). Legtöbbjük nagyon érdekes, némelyiknek zseniális funkciói vannak. Ráadásul teljesen a személy/háztartás igényeire szabhatók, így jól tudják támogatni az kialakult igényeket.

Hátrányuk, hogy nagy excel-ismeret kell hozzájuk, illetve rendelkezni kell Excel programmal is (bár az ingyenes táblázatkezelők is egyre jobbak). Továbbá nehéz átalakítani más családok igényeire. Arról nem is beszélve, hogy hozzá nem értők könnyen hibás adatot visznek fel, esetleg megakasztják a fájlt.
Általános excel probléma, hogy a kizárólag számítógép előtt, egy adott számítógépen lehet szerkeszteni, így a több személy általi és az azonnali felvitel igen nehézkes. A google táblázatok megoldásaival ez részben kiküszöbölhető, a saját meglátásomban viszont ennek a használata is némi lemondással jár.

Nem titok, hogy én is egy ilyen, saját fejlesztésű rendszert használok.

KonyhaKontrolling költségvetéskövető és -tervező excel

Ez is egy excel alapú megoldás, de sokszáz órát dolgoztam vele, hogy kiküszöböljem az saját fejlesztésű eszközök hibáit. Könnyen személyre szabható, és a beépített makrók segítségével könnyen kezelhető. Képes azt is kiszámítani, hogy mennyi nem készpénz-releváns költséged volt, így hónapról-hónapra meg tudod határozni, hogy valóban gazdagabb vagy-e, vagy csak a pénzed több, a vagyonod nem.

Azt gondolom, hogy az átlagember számára sokkal fontosabb, hogy mennyi a vagyonának növekedése, mint a szabad cash flow (hiszen a hónapok közti különbségek kisimítására van a céltartalék).

Beépítettem egy funkciót, melynek segítségével a kiadások akár egy google táblázattal is összeköthetőek. Tehát amiatt sem kell aggódnod, hogy elfelejtesz egy tételt, egyszerűen beírod a mobilodról, majd néhány kattintás és bent van a táblában. (A videó készül erről a funkcióról is, de csak windows-on működik sajnos!)

A legjobbat még nem is mondtam: teljesen ingyen letölthető és használható az összes funkciója (néha megkér arra, hogy ha tetszik, hogy támogass, de enélkül is teljeskörűen használható).

Itt tudod letölteni (Microsoft Excel 2007, de inkább annál frissebb verzió szükséges!).

KK költségvetéstervezési rendszer (194 letöltés)
Még youtube segédletet is készítettem hozzá, de a tippek be vannak építve a fájlba is! (A haladó segédletek hamarosan felkerülnek a youtube csatornára, ezt facebookon fogom jelezni.)

Remélem tetszett a bejegyzés, kommentelj bátran, nézz körbe, vagy oszd meg a barátaid közt (kattints a lenti facebook gombra).

Korábbi bejegyzéseket itt találsz:

13 comments on “A költségkövetés rendszerei: Te mivel követed a pénzügyeidet?

  1. Te milyen rendszer használsz?

    Hogy tetszett a videó? (Soha még hasonlót sem csináltam.)

    Mondd el a tapasztalataid a fájllal kapcsolatban, ha hibát találsz, a következő verzióban javítom! (Aki valódi hibát talál, annak jár egy süti.)

  2. Én is Excelt használok, bár közel sem ilyen látványosat 🙂 A több gépen szerkesztéshez felteszem mega.nz-re minden szerkesztés után, megér pár kattintást.

  3. Nálam is a házi excel működik (2014-óta).
    Azt gondolom, hogy a nagyobb kategóriák vezetése egy ponton túl elengedhetetlen. Nálam két nagy kategória alakult ki:
    Havi Fix kiadások, előfizetések :
    – Lakbér
    – Rezsi számlák
    – Bérletek
    – Egyéb előfizetések (mobil, interne, netflix stb)
    Változó kiadások, kategóriánkénsz szétválasztva:
    – Élelmiszer
    – Szórakozás (étterem, új társasjáték stb.)
    – Ruha
    stb
    Hasznos funkció, hogy visszanézhető, az egyes kategóriák %-os és nominális változása évről évre. Élelmiszer idén pl.: 43%-al növekedett (több házhoz rendelés) a szórkozás pedig megfeleződött (éttermi számlák ide könyvelődnek). Ezeket a következő évi terveknél nyilván figyelembe kell vennem.

    Nekünk jelenleg elég kevés felhalmozott eszközünk van (TV, PC, Telefon) emiatt ezek amortizációját még nem követem, de nyilván egy bizonyos szint fölött már ezek követése is elengedhetetlen.

  4. Ajánlom mindenki figyelmébe a RoyalCashflow alkalmazást. Minden, a blogban felsorolt hátrány be van építve és működik. Szuper jó, egyszerű minden téren és magyar nyelvű alkalmazás. Ráadásul a családtagokat külön lehet kezelni. Sokkal egyszerűbb és rendezettebb bármelyik Excel táblánál.

    1. Köszi, mindenképpen kipróbálom, hátha tanulok valamit.
      Az egyszerűség és a rendezettség inkább megszokás kérdése. Én például utálnám, ha mobilon kéne bármit csinálni (4-7 inchen hogy lehet bármit megtalálni), valaki pedig azt szereti. Nekem az excel sokkal jobban bejön.
      Viszont azt írod, hogy be van építve minden: van benne nettó érték követés is? Mert szerintem ez egy kritikus pont. A másik, hogy nézegettem az oldalukoat, ha jól láttam, sok minden ingyenes, de nem nyilvánvaló, hogy miben jobb a PRO verzió? Miért kell fizetni?

    2. Ja, a családtagok külön kezelése nálam is megvan. 😉
      Egyébként egész jó, szerintem egy excelt könnyebb kezelni.
      A jó dolgok (pl excel export, költségvetés), mind fizetős, ami nem baj, csak annál egy ingyenes excel azért jobb. 😉

  5. Erdekes cucc, de en inkabb maradok a sajat google sheet-nel mert az multi-user es a telefonomrol is megy. Privat laptopot kb kethetente kapcsolok be, ha mar egesz nap gep elott ulok nem akarom hogy estenkent is ezzel menjen az idom. Egyebkent sem akarnek Excel-ert fizetni. Amit mondjuk nem ertek:

    “A google táblázatok megoldásaival ez részben kiküszöbölhető, a saját meglátásomban viszont ennek a használata is némi lemondással jár.”
    Itt kifejtened hogy milyen lemondassal jar a google sheet amit az Excel tud? (es mindenkeppen nelkulozhetetlen a koltsegvetes vezeteshez?)

    a masik dolog: “Hátrányuk, hogy nagy excel-ismeret kell hozzájuk, illetve rendelkezni kell Excel programmal is”
    ezt mondjuk ugy latom ennek az excelnek is a hatranya, fizetos szoftver kell hozza, es ha valami nem mukodik akkor erteni kell a makro debuggolashoz. Igy szerintem egy sajat keszitesu pofonegyszeru tablazat a legjobb valasztas, a keszitoje nyilvan tudja mi mibol van szamolva es olyan funkciokat hasznal amiket amugy is ert. Raadasul a motivaciot is noveli egy sajat gyartasu excel, meg kiskutya sem kell hozza a fooldalra. Ettol fuggetlenul biztos lesz akinek hasznos, a fentiek a szemelyes velemenyem

    1. A google táblázathoz aktív internetkapcsolat kell (telefonon van offline verzió), a saját makrója most van kialakítás alatt, sajnos nem vba alapú, igy nem kompatibilis az MS excellel, illetve böngészőn belül sokkal lassabb egy táblázatkezelő, mint dedikált programban.

      Amit írtam, minden táblázat alapú program hátránya, nyilván az enyémnek is (licenszet nem tudok biztosítani) Mondjuk ha értesz is a makró debuggoláshoz, az nem fog segíteni, csak ha a köd feltöréshez is értesz. De remélhetőleg nincs hiba benne, de ha találtok, szóljatok. 😉

      Azért nem mindeki tud létrehozni egy működő, pláne ilyen sokoldalú excelt. Nem baj, ha nem használod, esetleg fontold meg, hogy átveszed-e pár funkcióját. Nem rejtett célom a pénzügyi tudatosság nevelése, csodálkoznék, ha céltartalékokkal számolna valaki otthon készített excelében. Pedig ez fontos lenne.

      1. a penzugyi celtartalek szamitasa neked fontos, mert gondolom a szakmadban is ezzel foglalkozol. Laikusoknak elegendo rovidtavra 6 havi megelhetes konnyen hozzaferheto helyen, ezen tul pedig gyujteni kesobbi nagyobb kiadasokra. Ehhez meg excel makrok sem kellenek. Az en szakmam IT, megsem rovom fel a laikusoknak hogy mennyire fontos a rendszeres biztonsagi mentes es a disaster recovery miatt egyszerre tobb telephelyen tartani az adatokat, illetve rendes archivalo rendszert alkalmazni. Teljesen megertem ha ez valakinek nem fontos. Fenntartom az allaspontom hogy a sajat excel sokkal celravezetobb es jobban motival, de persze aki ilyet vezet az ugyis tudja. Neked meg ez a sajat exceled, szamodra ez a legcelravezetobb.

      2. Szóval egyetértesz velem, hogy a céltartalékok fontosak (magad írod, hogy a nagy kiadásokra te is tartalékolsz). Csak ugye gondolom IT-ben dolgozó emberként neked nem tétel egy mosógép, hűtő vagy számítógép. Most gondold el ugyanezt, ha valaki 200 ezer forintot keres és a szemgolyójáig el van adósodva. Neki is azt mondanád, hogy felesleges szórakozni céltartalékkal? Ahogy gondolom senkinek nem mondod, hogy felesleges a biztonsági mentés (pedig tényleg van olyan, akinél nem értékes az adata, csak az elvesztése fájdalmas).

        Egyébként szerintem a bejegyzésben korrekten le van írva az excel előnye és hátránya is (pl hogy gép elé kell ülni miatta, érteni kell hozzá), ráadásul ezeknek egy részét (pl az online töltést és a hozzáértést) a saját fejlesztésű excelemben javítottam. Nem teljesen értem, hogy mi a baj.

      3. nincsen semmi baj csak ra akartam vilagitani az okaira hogy miert letezik ezeregyfele excel es miert van az hogy altalaban a motivaltabbak sajat excelt hasznalnak (a kevesbe motivaltak meg hosszu tavon megunjak az excelt).

        Amugy az egeszrol az a vicc jut eszembe, mikor a gyartok osszeulnek megtargyalni hogy ezer kulonbozo szabvany van, es hogy jo lenne egysegesiteni, majd kidolgoznak egy szabvanyt. Onnantol pedig ezeregy szabvany van, de semmi nem tortent az egysegesites iranyaba. 🙂 Na tovabbi jo munkat kivanok a bloghoz, neha meg visszaterek olvasgatni

  6. Kedves KonyhaKontrolling!
    Már korábban letöltöttem, de csak tegnap sikerült elkezdeni használni az általad készítette excelt. Az egyik legjobb amit eddig próbáltam. 🙂
    Eddig próbáltam mobilos applikációt is, meg általam kreált excelt is, de egyik sem jött be ennyire. Nagyon könnyű kezelni. Megnéztem a videót is, ami még tudott jó pár hasznos infót adni.
    Egyetlen kérdés merült csak fel, hogy van a hosszútávú befektetések fül, ott pl egy sorban célszerű a meglátásod szerint feltüntetni, vagy pl a számlán lévő különböző instrumntumokat (ETF) 1-1 külön sorba? Ráadásul EURóban van nem is HUFban.
    MÁK-nál a különböző állampapírokat?
    Köszönöm ezt a szuper költségkezelőt 🙂
    Üdv, Eszter

    1. Kedves Eszter,

      nagyon örülök, hogy tetszik, már megérte az időt beletenni. 🙂

      A befektetések lapnál nekem is volt pár kérdésem magammal szemben, ezért sincs rajta semmilyen védelem, akárki tud oszlopot, sort beilleszteni, tehát ha szükséged van valami plusz infóra, nyugodtan beletehesd.
      Nálam a fő rendezési és követési elv a befektetett forint, és a dátum: tehát vettem 1000 forintért valamit (függetlenül attól, hogy milyen pénznemben van denominálva) ez egy adott befektetési dátumhoz van téve. Hogy egy számlára mennyit tettem be összesen, arra van egy egyszerű szumha függvényem a saját táblámba, de nem nagyon foglalkozom ezzel a résszel, ezért nyugodtan fejleszthető, de ha van valami jó megoldás, azt a következő verzióba bele is építem szívesen.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.